Jak pisać maile, żeby nie czekać długo na odpowiedź?

18 kwietnia 2014

Ile maili napisałeś w życiu? Setki, tysiące, dziesiątki tysięcy? Czyli wiesz, jak to robić, prawda? Głupie pytanie. A jak długo zwykle czekasz na odpowiedź? Powiem Ci na ucho, że ten czas oczekiwania zależy też od Ciebie i to Ty możesz go skrócić kilkoma prostymi sztuczkami.

Netykieta (tak, jest coś takiego i nadal są tacy, którzy jej przestrzegają) mówi, że pocztę powinno się sprawdzać co najmniej raz dziennie. Dziś wydaje się to oczywiste – tym bardziej, że każdy posiadacz smartfona ma dostęp do maila właściwie non stop. Dlaczego więc niektórzy nie odpowiadają na maile od razu albo chociaż w ciągu 24 godzin?

Era ślimaka

Były takie czasy, kiedy mail to była rzadkość. Jak dziś fiat 126p na drodze albo uśmiechnięty mieszkaniec Sosnowca. Mało kto miał wtedy dostęp do internetu i adres e-mail, więc standardową formą komunikacji był zwykły list. Pamiętam, jak dowiedziałam się, co to jest e-mail i jak działa i pamiętam swój zachwyt: „To jak wyślę maila, to on od razu jest u tej drugiej osoby? Natychmiast? Nie czeka się kilka dni? I nic nie kosztuje, nie trzeba znaczka ani nic?”. Brzmi jak słowa jakiejś babci sprzed wojny, ale to był ledwie rok 1999. To tylko 15 lat temu. Wtedy do kin wszedł „Matrix”, a w radiu Lenny Kravitz śpiewał „Fly Away”. Jakby wczoraj. Ja taki tradycyjny, odręcznie napisany list dostałam ostatnio w prezencie urodzinowym i to był najlepszy prezent na świecie. Polecam.

Tak było. Yes was. [źródło]

Tl;dr

Pisanie maili jako takie trudne nie jest, ale są sztuczki, które możesz zastosować, żeby mail z odpowiedzią przyszedł jak najszybciej. Najogólniej chodzi o to, żeby odpowiedź na Twojego maila zajęła odbiorcy jak najmniej czasu.

Żyjemy w erze tl;dr. Nie chce nam się czytać, nie chce nam się szukać, pytać, łazić. Niech nam powiedzą, zrobią, przyniosą, pogryzą, my tylko połkniemy. Przy setkach znajomych na Fejsie, obserwowanych na Twitterze, Snapczatach, Askach i innych tajmlajnach ogrom informacji, który do nas dociera, trzeba jakoś ogarniać. Zwykle ogarniamy go tak, że większości nie czytamy wcale. Nie zainteresuje Cię temat, pierwsze zdanie, zdjęcie – wychodzisz. Długich tekstów nie czytamy prawie wcale, 5-minutowy filmik na YouTube wyłączamy w połowie, jeśli nas nie porwie od razu.

Taką samą treścią jest dla odbiorcy Twój mail. Brzydka prawda, ale to fakt. Nie chce mu się go czytać, nie chce mu się nic z nim robić. Ułatw mu więc życie, a możesz to zrobić tak:

1. Kto pisze?

Najpierw sprawdź, co widzi odbiorca w polu nadawcy, gdy wysyłasz mu maile. Jeśli to „buziaczek1992”, „info” albo „kontakt”, to jeśli nawet jakimś dziwnym trafem Twój mail nie trafi do spamu, nie zachęcasz tym „podpisem” do rozmowy. Po prostu z buziaczkiem1992 nie chce się gadać. Zmień ustawienia poczty i wpisz tam swoje imię i nazwisko, bo człowiek już tak ma, że najlepiej jest mu zawsze porozumieć się z człowiekiem, który się jakoś nazywa. Gdy dzwonię na infolinię, też wolę porozmawiać niż wciskać kolejne cyferki i słuchać Chopina.

Najczęstsze błędy:
– info, kontakt, biuro
– ptaszynka99, szybkiruchacz35cm
– inicjały, np. MK
– puste pole

2. Temat

Temat ma największy wpływ na to, czy odbiorca w ogóle zechce przeczytać Twój mail. Ma być krótki i konkretny, np. „czynsz za styczeń”, „zakupy na imprezę” albo „zmiana nazwy użytkownika”. On jest po to, żeby odbiorca od razu wiedział, o czym piszesz, bez otwierania maila.

Najczęstsze błędy:
– wielokrotne „Re: Re: Odp. Fwd: RE: RE: śmieszne obrazki”
– cały temat to lakoniczne „pytanie” albo „prośba”
– puste pole

3. Krótko

Pamiętaj: walczysz o cenny czas odbiorcy, więc pisz krótko. Na pewno da się prościej i krócej powiedzieć to, co chcesz powiedzieć. Wyobraź sobie, że płacisz za każde słowo i staraj się zostawić jak najwięcej kasy w swoim portfelu. (Zresztą, kiedyś była usługa, która działała na tej zasadzie. Nazywała się telegram. Czy ktoś go w ogóle pamięta?)

4. Napisz, czego chcesz

Słów ma być nie tylko mało, ale mają być treściwe. Jasno i precyzyjnie określ, czego oczekujesz od odbiorcy. Zadaj mu pytanie, sformułuj prośbę, wydaj polecenie, żeby wiedział dokładnie, co ma zrobić po przeczytaniu Twojego maila, np. „Wyślij mi proszę…”, „Czy zgadzasz się, żebym…?”, „Podaj mi 3 powody, dlaczego…”.

Najczęstsze błędy:
– bezosobowe formy takie jak „Jest prośba”, „Jest sprawa”, „Dobrze by było, żeby ktoś…”
– oczekiwanie, że odbiorca domyśli się, co ma zrobić

5. Pytanie tak/nie lub a/b/c

Zanim zadasz pytanie, najpierw sprawdź, czy czasem nie znajdziesz informacji, których szukasz, na stronie www tej osoby lub firmy, którą reprezentuje. Google też jest Twoim przyjacielem. Po prostu przygotuj się do rozmowy i pytaj tylko o to, czego nie da się znaleźć nigdzie indziej.

Po drugie, jeśli piszesz do kogoś, kto zawsze ma mało czasu – prezesa, artysty czy innej trudno uchwytnej osoby, najłatwiej będzie uzyskać odpowiedź, jeśli może ona zawierać minimalną liczbę znaków. Zadawaj więc pytania zamknięte, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”, albo z kilkoma opcjami odpowiedzi, czyli a, b, c, d. Sama korespondowałam kiedyś z szefową, której cały mail był jednym znakiem: „?” albo „c”.

Najczęstsze błędy:
– pytanie o to, co jest w FAQ
– pytania i zdania otwarte takie jak „Co sądzisz o…”, „Opisz…”

6. Podpis

Podpis przede wszystkim musi być. Wydaje się banalne, ale nie każdy o nim pamięta. Po drugie, podpis to nie tylko Twoje imię i nazwisko. To też jakaś dodatkowa informacja o Tobie, kim jesteś, czym się zajmujesz (jeśli podasz adres swojej strony www) i przede wszystkim – jak inaczej można się z Tobą skontaktować. Czasem łatwiej jest odbiorcy do Ciebie zadzwonić czy wysłać Ci wiadomość na Fejsie, więc daj mu tę możliwość i podaj kontakt do siebie. Pamiętaj też, że podpis to nie najważniejsza część maila, więc staraj się, żeby nie zajmował więcej niż 4-5 wierszy. Nie przestają mnie śmieszyć podpisy wymagane przez tzw. standardy korporacyjne, gdzie mamy stanowisko w 2 językach, nazwę firmy, jej adres, 2 telefony, fax, adres e-mail nadawcy (Po co?! Przecież widzę, z jakiego adresu przyszedł mail!), informację o kapitale zakładowym i koniecznie przypomnienie o tym, żeby nie drukować tego maila, bo trzeba myśleć ekologicznie.

Najczęstsze błędy:
– brak podpisu
– podpis lakoniczny, np. inicjały w pierwszym mailu
– podpis zajmujący pół ekranu

E-mail, email, mail czy mejl?

I na koniec krótko o pisowni samego słowa „mail”. W tej chwili po polsku poprawne są trzy warianty: e-mail, mail i mejl. Natomiast zapis email to pisownia angielska, ale niepoprawna po naszemu.

Myślenie jest sexy

Zanim wyślesz kolejnego maila (e-maila lub mejla), po prostu pomyśl. Rób tak jak Ci podpowiada zdrowy rozsądek.

  • venedie

    Niby podstawowe i pierwotne zasady, ale niestety mało kto o nich pamięta:/
    A jak odmienić te dwa dopuszczalne w j. polskim warianty: e-mail i mail? Czy zwykłe doklejenie odpowiedniej końcówki zadziała?

  • Nie mam uwag do tekstu, zgadzam się w 100%. Zwięzłe maile czyta się lepiej i przyjemniej się na nie odpowiada. Wtedy człowiek łechta sobie ego „jakiż to ja produktywny dzisiaj jestem” :) .

  • drklimczak

    Pytanie: Jak najlepiej rozpoczac? Wiekszosc mojej mailowej korespondencji Prowadze w Niemczech gdzie przyjeto wiele dogodnych form (hallo, guten Tag, szanowny Panie itd) natomiast w Polsce doprowadza mnie do szalu „witam… Pozdrowienia

    • Dla mnie oficjalna korespondencja (nie od znajomych) rozpoczynająca się od słowa „Witam” jest wystarczającym pretekstem do otagowania listu etykietą „nie(po)ważne”.

      • Jarek

        Więc jak zaczynasz majla? Dla mnie z kolei odpada „Dzień dobry” – z powodu, który już wyżej przytoczono. „Panie Darku” jest za bardzo familiarne – nie jesteśmy przcież po imieniu.

        • Nie widzę wielkiej różnicy pomiędzy oficjalną korespondencją a spotkaniami na żywo. Jeśli chcesz załatwić jakikolwiek „interes” przychodząc do kogoś (do biura, urzędu, firmy) mówisz „Witam”? Może od razu „Joł”, co za różnica? Myślę, że jednak tak nie robisz. Grzecznie się przedstawiasz, mówisz dzień dobry. Przynajmniej ja tak robię. Podobnie w korespondencji. Wymagam odrobiny dobrego wychowania. „Witam” brzmi dla mnie jak „Joł bro”, a to mi się bardzo nie podoba.
          Jeśli chcesz tak rozpocząć, Twoja wola. Nie zabraniam. Jednak ze mną w ten sposób niczego nie załatwisz.

          • M

            Mówię „Dzień dobry”, gdy witam się z kimś w dzień, a „Dobry wieczór”, gdy witam się wieczorem. Pisząc maila nie mogę przewidzieć, kiedy przeczyta go odbiorca, więc używanie „Dzień dobry” albo „Dobry wieczór” jako rozpoczęcia korespondencji jest bez sensu. „Witam” to słowo, które uniwersalne w tym przypadku i już się zdążyło powszechnie przyjąć w nowym, nieco zmienionym znaczeniu. Nic w tym złego, pogódźcie się z tym.

          • Przede wszystkim „Witam” jest nielogiczne, bo tym wyrazem zwyczajowo witasz kogoś w swoich progach. Kiedy wysyłasz do kogoś list/mail, to nie przyjmujesz adresata „u siebie”, tylko nijako przychodzisz do niego. A wtedy mówisz „Dzień dobry”. Jeśli ta forma przeszkadza, można użyć „Szanowny/a Pan/i” i po kłopocie :)

    • Dobre pytanie. Moim zdaniem „Szanowny Panie” jest trochę przesadzone i nie do końca odpowiednie do korespondencji elektronicznej. „Witam” odpada zupełnie, bo po prostu nie ma sensu. Najlepsza opcja to „Dzień dobry”. Zawsze pasuje.

      • chyba, że maila pisze się wieczorem. ;)

      • Za czasów studenckich, gdy pisałam mejle do profesorów to oni się zawsze śmiali z tych „Szanowny Panie” ale nie mniej śmiesznym dla nich było przeczytać „Dzień dobry”- pamiętam jak mi na ten zwrot odpisał profesor jakoś tak nieco sarkastycznie także jak dla mnie kwestia rozpoczęcia wciąż aktualna ;)

      • Też zwykle zaczynam „Dzień dobry” lub „Pani Aniu”, choć za „Witam” się nie obrażam zupełnie. I naprawdę moim zdaniem to nie problem pisać „Dzień dobry” nawet, gdy ktoś mail odczyta późną nocą.

    • Jak przejrzałem ostatnie wysłane, to większość albo zaczynam od „Hej”, albo po prostu nie zaczynam, tylko od razu przechodzę do rzeczy (szczególnie, że większość z nich to max 1-2 linijki).
      Ale i tego nieszczęsnego „Witam” zdarza mi się używać…

  • Jacek Zięba

    „Mejl” brzmi bardzo, bardzo źle :/

    • Ggdgdg

      Brzmi normalnie, wygląda źle

      • ale się ładnie odmienia: „wyślę Ci mejla” jakoś ładniej niż „wyślę Ci maila”.

    • Kaśka

      Jeszcze gorzej brzmi „tak było” jako „yes was”…

  • Paweł Domański

    Zamiast meil, mail nie lepiej użyć list ? Takie ładne, proste i polskie

    • M

      Jak wysyłasz do kogoś krótką, jednozdaniową wiadomość albo śmieszny filmik z kotem to trudno to nazwać listem.

      • Paweł Domański

        Powiem jak Kiepski „Jak nie jak tak”, no ostatecznie można nazwać liścikiem

  • Pod wpływem Twojego tekstu właśnie próbowałam zmienić to co się wyświetla kiedy piszę z blogowego gmaila i poległam…

  • Pingback: Pięć plus pięć, a nawet więcej | Design Your Life()

  • Świetny post, choć i komentarze pod nim też niczego sobie. Niby takie to oczywiste, a jednak nadal dostaję mnóstwo niepodpisanych maili… Nie lubię wtedy na nie odpowiadać, bo po pierwsze nie wiem, do kogo piszę, a po drugie mam wrażenie (tu zostanę pewnie wyśmiana), że jego nadawca nie ma w sobie żadnego szacunku do odbiorcy. No bo jak można napisać maila do kogoś, kogo się nie zna i jeszcze się nie podpisać?

  • Niezalogowany, ale życzliwy

    To jeszcze jedna uwaga: zanim wyślesz (biernik: kogo? co?) kolejny mail (nie: kolejnego maila) następny sms ( a nie następnego smsa). Jak ktoś nie jest przekonany, niech spróbuje formy dopełniaczowej dla liczby mnogiej – „zanim wyślesz kolejnych mailów”?

    • Tak, to prawda. Tylko w powszechnym użyciu w liczbie pojedynczej ten biernik coraz bardziej znika. Nie słyszę na co dzień, by ktoś mówił „Zjedz banan” albo „Dostałeś mój SMS?”. Może zasady kiedyś nadgonią za uzusem, ale rzeczywiście – na razie piszemy tak jak mówisz, czasem tylko mówimy inaczej, a ja często piszę tak jak mówimy. :)

  • Z zainteresowaniem przeczytałam ten tekst i powiem Ci, że jestem z siebie dumna, bo spełniam większość Twoich uwag :)
    Nie pozwalam sobie na ustępstwa kiedy pisze oficjalne maile do osoby nieznajomej/przełożonego.
    Mail jest podpisany imieniem i nazwiskiem, pełny, ale krótki temat i podpis z możliwością kontaktu. Nie używam skrótów myślowych, pisze pełne nazwy, pamiętam również o wizualnej części (duże litery „Cię” „Pani”, akapity z nowymi wątkami). Treść też ograniczam do minimum i bardzo konkretnie pytam/oczekuję/potwierdzam.
    Myślę, że dużo dało mi stanowisko kierownicze w urzędzie (tak, jestem urzędasem! :P).

    Jednak inaczej to wygląda kiedy koresponduje z mężem/przyjaciółką/znajomymi. Tam są emotki, skróty, itp :) :D

    Pozdrawiam :)

    • Gratulacje! :) Pewnie, że w mailach do bliskich osób piszemy inaczej. Tu jednak mowa jest o korespondencji, nazwijmy to, biznesowej – do osób nieznajomych, często nie w sprawach prywatnych. Pozdrawiam też! :)

  • Kuba Rozpruwacz

    Witam :P
    A ja się nie zgadzam z całością! – „mocne wejście”
    Z większością na pewno tak, ale zacytuję fragment z którym się nie zgadzam: „Nie przestają mnie śmieszyć podpisy wymagane przez tzw. standardy korporacyjne (…) informację o kapitale zakładowym (…)”.
    Niestety nie są to standardy korporacyjne, a standardy prawne. Wszystkie spółki prawa handlowego są prawnie zobowiązane do sygnowania każdego swojego pisma w które z powodzeniem zaliczają się również mail’e a także e-mail’e ;) informacją o kapitale zakładowym. Dzieje się tak dlatego by każdy wiedział z jakim kapitałem rozmawia. Mało tego, każda pieczęć firmowa stawiana na czystym dokumencie również powinna być opatrzona taką informacją! Jeżeli takiej informacji nie będzie należy dopisać ją ręcznie, tak aby znalazła się na dokumencie!!! Do tej pory widziałem zaledwie dwie spółki prawa handlowego które stosują taki standard co nie zmienia faktu że powinny wszystkie. Zatem umieszczanie takich informacji w korespondencji mail’owej wcale nie uważam za śmieszne, a nawet bardzo wskazane, mimo iż czasami są to najmniejsze możliwe kwoty typu 5000 PLN ;)

    • OK, nie jestem prawnikiem, nie miałam wiedzy o takim przepisie. Tak czy inaczej, skoro to rzeczywiście informacja obowiązkowa, można ją sformatować tak, by nie zajmowała pół ekranu. Poza tym to tylko jedno zdanie, a większość wierszy w tym nieszczęsnym podpisie zajmuje anglojęzyczne stanowisko, numer telefonu, faksu, teleksu, kołnierzyka i lągo żeby się obracało. Wszystko z głową.

  • Pingback: Blogi, które polecam. Prolog - Lektura Obowiązkowa()

  • Pingback: Jak zaczynać i pisać maile? | Zadziwienie rzeczywistością()

  • Tym, co czytelnik prawdopodobnie zobaczy na początku, po otworzeniu e-maila jest pierwsze zdanie. Nic tak nie utrudnia konsumpcji e-maila jak długie, niezrozumiałe pierwsze zdanie, które trzeba czytać 2-3 razy, żeby je zrozumieć. Zacznij od krótkiego zdania. Fajnie gdyby było wciągające i dające od razu wartość, jakiś konkret.

  • Mieszkanka Sosnowca

    Artykuł bardzo przydatny. Porady na pewno się przydadzą, zwłaszcza, że zaczynam teraz korespondencję z firmą. Jedno mnie ubodło – po co ta cała wzmianka o ,,uśmiechniętym mieszkańcu Sosnowca”, którego widok taki ponoć rzadki? Mieszkam w Sosnowcu i nie podoba mi się to wyśmiewanie mojego miasta na każdym kroku – z nieuzasadnionych przyczyn.